IT-решение экономических / управленческих задач предприятий, экономический аутсорсинг

Разработка и внедрение системы планирования / бюджетирования

Задача повышения эффективности бизнес-предприятия и ее решение

Система планирования и отчетности

"Eсли планирования нет, то обстоятельства управляют нами, если планирование есть то мы управляем обстоятельствами".

Умение планировать дает выход из состояния, когда «обстоятельства управляют нами» в состояние когда «мы управляем обстоятельствами».

Что такое ПЛАН? Это ОТЧЕТ который мы прогнозируем получить по окончанию планового периода.
Итак, очевидно то, что метрика отчетов и планов - одинаковая. Поэтому прежде чем приступать к разработке системы планирования, необходимо разработать систему отчетности. Т.е. система отчетности - первична.

Только после получения возможности иметь достоверную, качественную экономическую, производственно-коммерческую, финансовую статистику (отчетность) показателей, появляется возможность их планирования. Для того, что бы прогнозировать будущее состояние показателей, необходимо знать их текущее состояние и закономерности их изменений в прошлых периодах.. Планы строятся на основании отчетности прошлых периодов и прогнозов на плановый период.

Экономическое планирование - это планирование бюджетных затрат, дохода и, в итоге, прибыли предприятия. Планирование прибыли – это возможность иметь планы источников финансирования целевых программ (в т.ч. инвестиционных мероприятий).

Производственно-коммерческое планирование – это планирование доходной части бюджета через планирование объемов деятельности предприятия (объемов продаж и производства), плюс планирование условно-переменных (производственных) затрат, связанных с объемами производства. В рамках производственно-коммерческого планирования формируются производственные (в т.ч коммерческие, торговые) планы подразделений коммерческого предприятия. Производственные программы в рамках этого планирования стыкуются с планами использования ресурсов (товарных запасов, запасов комплектующих и материалов, трудозатратами в ч/ч, машино-затратами в м/ч, планами использования услуг внешних субподрядных организаций и т.п.)

Финансовое планирование – это планирование поступлений и платежей, кассовой наполненности с целью предупреждения кассовых разрывов; планирование краткосрочных и долгосрочных кредитов и возвратов по ним. Финансовое планирование в итоге - это точное соблюдение обязательств перед партнерами по графикам платежей и высокий финансовый имидж в их глазах; планирование аккумулирования средств по инвестиционным и другим мероприятиям, точное знание руководством даты планируемых по ним платежей.

Подробнее о нашей услуге: Разработка инструмента финансового планирования (БДДС) в Excel. Обучение финансовому планированию, Вы можете прочитать в разделе, по ссылке здесь.

Экономические, производственно-коммерческие, финансовые планы / отчеты – связаны между собой. Порядок, правила их формирования и внутенние связи – зависят от отраслевой специфики предприятия.

Создание системы консолидированной экономической, производственно-коммерческой и финансовой отчетности / планирования - достаточно серьезная, но вполне решабельная задача. В ходе ее создания формируется "инструментарий", "индикаторная панель управления" бизнесом, система управления его ресурсами.
Эту задачу называют ERP - задачей (Enterprise Resource Planning). И совсем не обязательно что бы она реализовывалась на платформе дорогих компьютерных программ типа ERP-систем (R3, Axapta и т.д.). Для этого порой достаточно и Excel и его языка программирования VBA.
В спектр наших услуг входит:
- разработка системы показателей и управленческой отчетности предприятия;
- разработка системы управления ресурсами, системы планирования ресурсов предприятия (в т.ч. планирование запасов);
- разработка системы планирования на предприятии, системы экономического планирования бизнеса;
- разработка расчетных систем для обработки статистической информации;
- финансовые расчеты в excel, экономические расчеты в excel, финансово экономические расчеты в excel любой сложности.

Система консолидированной отчетности - первична по отношению не только к системе планирования на предриятии, но и к разработке управленческого учета, учетной системе бизнес-предприятия. Понятно, что прежде чем разрабатывать статьи учета (план счетов и проводок), формы операционных документов, описывать бизнес-процессы их движения, мы должны четко понимать: а какие параметры мы хотим увидеть в итоге, в отчетности. Фактически, учетная система создается под нужды и подчинена целям системы отчетности, которая в свою очередь используется в системе планирования и управления ресурсами предприятия.

Итак, если системы управленческой отчетности нет - именно с нее и нужно начинать.

О важности системы отчетности очень хорошо говорит Боб Фелпс (директор компании B.P.N. Consulting, возглавляющий Британскую аналитическую группу в McKinsey) в своей книге «Умные бизнес метрики. Система измерений эффективности как важный элемент менеджмента».
Вот некоторые фразы из этой книги:
Системы измерений вносят ясность в неопределенность и путаницу.
"не можете измерить, следовательно, не можете управлять", "вы получаете то, что измеряете".
Системы измерений не возникают из ничего. Они должны быть тщательно продуманы с позиций именно вашей организации и учитывать специфику только ее деятельности.
…простое наличие систем измерений еще ничего не определяет. Важно разработать правильные системы. Неверные измерения могут быть более чем бесполезны: они могут навредить.
Для принятия решений менеджеру необходима система.
…определение правильных показателей может преобразовать деятельность компании.

О нашей услуге: разработка системы показателей эффективности и результативности, Вы можете прочитать в разделе, по ссылке здесь.

Несколько слов о компютеризации системы управления ресурсами предприятия (ERP – задачe) и вообще о компьютеризации деятельности.
Понятно, что любая компьютеризированная технология более прогрессивна чем не компьютеризированная.
Что дает компьютеризация – возможность снижения временных затрат персонала на доступ к информации, ее обработку и передачу. Это в свою очередь приводит к увеличению совокупной производительности и снижению себестоимости производственно-коммерческого процесса.
Но есть факторы, которые не позволяют решить проблему одним лишь решением о необходимости компьютеризации.
Прежде чем компьютеризировать – нужно понять, что будем компьютеризировать и только после этого решать вопрос: как будем компьютеризировать.
Компьютеризации подлежит уже готовый, разработанный в деталях, изложенный «на бумаге», откатанный на тестовых программах (например в Exсel) алгоритм решения задачи .
Если его нет, то и компьютеризировать еще нечего.
В этом случае задача компьютеризации превращается в процесс: “пойди туда, не знаю куда, найди то, не знаю что”.
Отсутствие предварительного бизнес-анализа предприятия, «теоретической» прорисовки структуры и экономики предприятия, бизнес-процессов и внутрифирменных технологий, т.е отсутствие предварительной разработки алгоритмов решения задач – заранее ставит под сомнение успех внедрения сложной ERP-системы (компьютеризированной системы управления ресурсами), реинжиниринг и компьютеризацию бизнес-процессов.

Современные (модные) методологии построения моделей информационных сред (ИС), опираются, прежде всего, на извлечение первичных данных (стабильного подмножества данных, используемых в своей деятельности) из существующих на предприятии (в данный момент времени) процессов. Но сами процессы и их набор первичных данных могут быть в данный момент не идеальны, недостаточны с точки зрения «прозрачности» экономики или неоднозначны из-за некорректного функционального разделения труда, нечеткой организационной структуры.
Изначально необходима модель деятельности организации: функциональная и организационная модель, экономическая модель (бюджетирование, производственно-коммерческие показатели), модель существующих сейчас и необходимых в будущем бизнес-процессов, поддерживающих функциональную и экономическую модель, с целью дальнейшего создания учетной модели и модели первичных данных организации.
«Неоднозначные», неформализованные «на бумаге» бизнес-процессы нельзя вписать в рамки алгоритма и тем более компьютеризировать.
И пусть это звучит «утрированно», но, на мой взгляд, без понимания этого, предпринимаются попытки создать заведомо «нерабочую» ИС, «компьютеризированный хаос», расходуя при этом огромные средства.

Большинство трудностей при внедрении ERP-проектов, которые озвучиваются общественностью, связаны с отсутствием в команде бизнес-аналитика, консультанта-разработчика по экономике и управлению – универсала, способного связать всю систему управления в единое целое.
Еще одна ошибка (иллюзия) при реализации ERP-проектов - это попытка найти специалиста для внедрения системы (технологии) управления предприятием (в т.ч. ERP-системы), «единого в трех лицах»: консультант-разработчик по управлению (бизнес-аналитик, экономист), бухгалтер-аудитор по налоговому и управленческому учету (финансовый консультант) и программист системы комплексной автоматизации.
Каждый должен заниматься «своим» делом. Но первична постановка организационной системы, экономической модели: системы бюджетирования и производственной экономики, системы управлеческой отчетности и планирования, системы бизнес-процессов (работа консультанта по управлению).
Затем должна идти разработка учетной модели предприятия, подчиненной целям системы бюджетирования и производственной экономики (работа экономиста и бухгалтера-аудитора по налоговому и управленческому учету, финансового консультанта-разработчика).
И только после этого постановка задачи на компьютеризацию бизнес-процессов учета и планирования, необходимых форм документов: планов/отчетов, первички, необходимых информационных модулей, хранилищ данных; и непосредственно сам процесс программирования и тестирования.

Следует отметить, % «положительных» внедрений ERP-систем у Компаний на Западе значительно выше, только потому, что у таких Компаний уже нет проблем с «теоретической» моделью собственной организационной системы, экономики и учета. Их орг.системы «шлифовались» десятками лет и, наверное, на эту «шлифовку» тратилось достаточно средств. Российские компании – молодые, просто у них еще не было такой «долгой» жизни.

Продолжить изучение темы и перейти к разделу Наша услуга: разработка системы показателей эффективности и результативности